Glossar

Ein langlebiges, individuell identifiziertes physisches Objekt, das nach Standort und Status verfolgt wird — zum Beispiel ein Ausstellungsbanner oder eine Hissflagge. Jedes Asset verfügt über einen eindeutigen QR-Scan-Code und kann zwischen Filialen bewegt, ein- oder ausgebucht und für einen Rückruf eingeplant werden. Wird ein Asset zurückgerufen statt ausgebucht, löst iVentory automatisch einen Ersatz-Workflow aus. Siehe auch: Verbrauchsmaterial, Ausgabe.

Ein manipulationssicheres, zeitgestempeltes Protokoll jeder Bestellung, Statusänderung, Rückruf und Freigabe in iVentory. Jeder Schreibvorgang wird mit dem handelnden Benutzer, dem Zeitstempel und dem vorherigen Wert gespeichert. Der Audit Trail erfüllt die GoBD-Anforderungen und kann als PDF für externe Prüfer exportiert werden.

Eine Menge eines bestimmten Artikels, die einem namentlich genannten Mitarbeiter formell zugewiesen wurde — einschließlich Kleidergröße, Filiale und Ausgabedatum, z. B. „Jana Müller, Filiale Hamburg, Größe M, ausgegeben 01.03.2024“. Ausgabedaten fließen in HR-Berichte, Kostenstellen-Abrechnung und mitarbeiterbezogene Rückruf-Workflows ein. Siehe auch: Asset, Verbrauchsmaterial.

Automatische Aufteilung einer einzelnen Bestellung auf mehrere Lieferadressen anhand konfigurierter Filialquoten. Der Produzent erhält einen konsolidierten Produktionsauftrag; iVentory generiert für jede Filiale eine eigene Liefermenge. Damit entfällt der manuelle Koordinationsschritt, der sonst einen separaten E-Mail-Thread pro Standort erfordert.

Eine Franchise-Konfiguration, bei der ein fester Text — z. B. ein Filialname oder ein Kostenstellencode — automatisch an jeden bestellten Artikel einer bestimmten Filiale angehängt wird, ohne dass bei jeder Bestellung eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Der Betreibertext wird einmalig in der Filialkonfiguration hinterlegt und von iVentory zum Bestellzeitpunkt angewendet. Damit entfällt eine häufige Fehlerquelle in Franchise-Umgebungen.

Corporate Sustainability Reporting Directive — EU-Verordnung, die Unternehmen ab bestimmten Schwellenwerten zur Berichterstattung über Scope-3-Treibhausgasemissionen verpflichtet, einschließlich Ausgaben für Werbemittel und Markenmaterial. Das iVentory-CSRD-Modul aggregiert Lieferanten- und Artikeldaten, sodass die Werbemittellinie automatisch im Nachhaltigkeitsbericht erscheint — ohne manuelle Datenerhebung bei einzelnen Lieferanten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (EU) und ihr englischsprachiges Pendant, die General Data Protection Regulation. iVentory speichert alle Mandanten- und Kundendaten auf EU-Infrastruktur, erzwingt strikte Mandantentrennung und stellt Datenexport- und Lösch-Werkzeuge für Betroffenenrechte bereit. Mitarbeiter-Ausgabedaten sind auf den jeweiligen Kundenmandanten beschränkt und werden nicht mandantenübergreifend geteilt.

Transparenzpflicht der europäischen Pharmaindustrie, nach der pharmazeutische Unternehmen den Wert jedes Werbemittels, jeder Mahlzeit und jeder Bewirtung für Angehörige der Heilberufe melden müssen. iVentory erfasst die pro-Empfänger-Werte und erzeugt den EFPIA-Jahresbericht-Export ohne manuelle Zusammenführung aus mehreren Tabellen.

EU-Verordnung für digitale Identitäten und qualifizierte elektronische Signaturen. In iVentory ermöglicht eIDAS 2.0 rechtsgültige elektronische Lieferscheine und qualifizierte Signaturen bei der Übergabe hochwertiger Werbemittel — EU-weit als Urkundenbeweis anerkannt, ohne Unterschrift auf Papier.

Eine konfigurierte Zuteilung, die festlegt, wie viele Einheiten eines Artikels jede Filiale bei einer Sammelbestellung erhält. Quoten werden vom Administrator des Industriekunden pro Artikel und Standort hinterlegt. Bei einem Bestellsplit wendet iVentory die Quoten an, um die Liefermengen je Filiale automatisch zu berechnen.

Der Kodex der Freiwilligen Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie regelt Wert und Offenlegung von Werbemitteln, die an Angehörige der Heilberufe abgegeben werden. iVentory protokolliert jede Ausgabe im Rahmen des FSA-Schwellenwerts und meldet Überschreitungen, bevor sie zur Berichterstattung eingereicht werden.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form — die Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung an revisionssichere digitale Buchführung. Das Audit-Protokoll von iVentory erfasst jede Bestellung und Statusänderung manipulationssicher und zeitgestempelt und erfüllt damit die GoBD-Aufbewahrungspflichten.

Sammelbegriff für Good-Practice-Regelwerke (GMP, GCP, GDP), die pharmazeutische und medizintechnische Betriebe regulieren. Das iVentory-Pharma-Modul liefert die Systembeschreibung, Validierungsdokumentation und den Audit Trail, den Compliance-Teams für eine GxP-Validierung benötigen — ohne den Nachweis von Grund auf aufbauen zu müssen.

Eine kundenbezogene Preiseinstellung, die den Standard-Artikelpreis für einen bestimmten Industriekunden ersetzt, ohne den Preis für andere Kunden zu verändern. Die Überschreibung ist nur für den Reseller-Administrator und den betroffenen Kunden sichtbar. So lassen sich Aktionspreise, Schlüsselkunden-Rabatte und Kostenstellenabrechnungen einrichten, ohne die Basispreisliste zu ändern.

Die architektonische Garantie, dass jede Datenbankabfrage in iVentory auf die Daten genau eines Mandanten beschränkt ist — kein Mandant kann Kunden, Inventar oder Bestellungen eines anderen Mandanten einsehen oder ändern. Die Isolation wird auf Datenbankebene bei jeder Anfrage durchgesetzt, nicht nur auf UI-Ebene.

Der pro-Feature-Schalter, mit dem ein Reseller-Mandant einzelne Produktmodule für sein Konto oder für einen bestimmten Industriekunden aktiviert oder deaktiviert. Nicht aktivierte Module zeigen eine informative Seite anstelle eines Fehlers — so kann der Mandant den vollen Funktionsumfang der Plattform im Verkaufsgespräch zeigen, ohne eine unvollständige Konfiguration für Endnutzer sichtbar zu machen.

EU-Richtlinie zur Netz- und Informationssicherheit (Network and Information Security Directive 2), die Cybersicherheitspflichten auf mehr Branchen und Lieferkettenbeziehungen ausweitet. Das iVentory-NIS2-Modul umfasst Zugriffskontroll-Protokollierung, Vorfalls-Logging und Lieferanten-Sicherheitsbewertung, damit Einkaufsteams gegenüber ihren eigenen Compliance-Prüfern Sorgfaltspflichten in der Lieferkette nachweisen können.

Ein PDF-Dokument, das iVentory für die Werkstatt erzeugt und alle Stickerei- und Druckspezifikationen einer Bestellung enthält: Artikel, Design, Größenverteilung, Farbe, Aufdruckflächen und Kundenlogo. Das Datenblatt wird aus den bestätigten Bestelldaten generiert und ist das maßgebliche Übergabedokument vom Kundenportal an das Produktionsteam.

Ein artikelspezifischer 10-stelliger Scan-Code (Base-32), der jedes physische Objekt mit seinem digitalen Datensatz in iVentory verknüpft. Mitarbeiter melden Verlust oder Beschädigung durch Scannen des Codes — ein Portal-Login ist für den Scan selbst nicht erforderlich. Der Scan führt zur Zuweisung, zum Status und zur Historie des Objekts und öffnet einen Statusänderungs-Dialog.

Der automatisierte Prozess, der bei einem Marken-Update oder einem Qualitätsproblem alle betroffenen Einheiten eines Artikels markiert — Assets nach Standort, Verbrauchsmaterial nach Bestand, Ausgaben nach Mitarbeiter —, Nachbestellungen sperrt und die Rückholung einleitet. Rückruf-Benachrichtigungen erreichen jeden Mitarbeiter oder Filialansprechpartner, ohne manuelle Tabellenaktualisierung.

Security Assertion Markup Language Single Sign-On — ein Authentifizierungsstandard, der es Unternehmensnutzern ermöglicht, sich mit ihrer bestehenden Corporate-Identity (z. B. Azure AD, Okta) bei iVentory anzumelden. SAML SSO ist als Teil des Integration-Packs für Industriekunden verfügbar, die ein zentrales Identitätsmanagement benötigen. Bei aktiviertem SSO ist kein separates iVentory-Passwort erforderlich.

System for Cross-domain Identity Management — ein Protokoll, das die Erstellung und Deaktivierung von Benutzerkonten durch Synchronisierung mit einem HR- oder Identitätssystem automatisiert. Bei aktiviertem SCIM erscheinen neue Mitarbeiter automatisch in iVentory, sobald sie im HR-System angelegt werden, und werden deaktiviert, wenn sie ausscheiden. SCIM-Provisionierung ist im Integration-Pack enthalten.

Eine Echtzeit-Ansicht der Verbrauchsraten von Verbrauchsmaterial pro Artikel und Standort mit Trendvisualisierung. Das Dashboard zeigt, wie schnell der Bestand in jeder Filiale sinkt, und prognostiziert, wann der Nachbestellschwellenwert erreicht wird. Es ist die primäre Schnittstelle für Einkaufsverantwortliche, die den Lagerbestand überwachen, ohne sich in einzelne Filialdatensätze einloggen zu müssen.

Verbrauchsmaterial, das als Menge eines bestimmten Artikels an einem bestimmten Standort verfolgt wird — zum Beispiel 240 Werbekugelschreiber in der Filiale Hamburg. Verbrauchsmaterial wird nach Menge, nicht nach Einzelidentität verfolgt. Fällt der Bestand unter einen konfigurierten Schwellenwert, erzeugt iVentory einen Nachbestellhinweis. Siehe auch: Asset, Ausgabe.

Eine Benachrichtigung, die ausgelöst wird, wenn ein ausgegebenes Kleidungsstück — erfasst als Ausgabe — länger als der konfigurierte Nutzungszyklus in Betrieb ist oder wenn ein Marken-Update das Design auf dem Kleidungsstück veraltet. Der Alarm richtet sich an den zuständigen Filialadmin und leitet die Rückholung oder Nachbestellung ein, bevor das veraltete Objekt in einer Kundeninteraktion auftaucht.

Ein automatisches Signal, das erzeugt wird, wenn der Verbrauchsmaterial-Bestand an einem Standort unter den konfigurierten Nachbestellschwellenwert fällt. Der Hinweis erscheint im Verbrauchs-Dashboard und lässt sich per Klick in eine Nachbestellung an den Produzenten umwandeln. Der Nachbestellschwellenwert ist die Menge, unterhalb derer iVentory den Bestand eines Artikels in einer Filiale als kritisch niedrig einstuft.

Ein Reseller-Mandant, der iVentory unter seiner eigenen Marke, Domain und visuellen Identität betreibt — seine Industriekunden sehen keine Hinweise auf iVentory in der Portaloberfläche. Jeder White-Label-Mandant ist vollständig isoliert: Kundendaten, Artikelkatalog und Benutzerkonten sind von jedem anderen Mandanten auf der Plattform vollständig getrennt. Siehe auch: Custom Domain, Mandantentrennung.

Die eigene Web-Domain eines Reseller-Mandanten (z. B. portal.ihreagentur.de), unter der ihr Kundenportal erreichbar ist. Die Domain wird beim Onboarding konfiguriert und ist vollständig von jedem anderen Mandanten auf der Plattform getrennt. Industriekunden, die das Portal aufrufen, sehen ausschließlich das Branding des Resellers. Siehe auch: White-Label-Mandant.