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Für Industriekunden

Ihr Markenmaterial. Jeder Standort. Kein Tabellenkalkulationschaos.

iVentory gibt Ihrer Einkaufsabteilung eine Echtzeitübersicht über alle Standorte — was vorrätig ist, was veraltet ist, was an welche Mitarbeitenden ausgegeben wurde. Ihr Werbemittel-Anbieter richtet das Portal ein. Sie nutzen es.

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Die versteckten Kosten

150.000 Euro in einem Lager, das niemand im Blick hat

Untersuchungen in mittelständischen DACH-Unternehmen, die Markenmaterial über mehrere Standorte verwalten, zeigen ein wiederkehrendes Muster: Ein Standort meldet Engpass bei gebrandeten Tragetaschen, während ein anderer drei Monate Überbestand hält. Im Durchschnitt schlummern bei einem mittelständischen Unternehmen rund 150.000 Euro an ungenutztem oder überschüssigem Markenmaterial — Material, das veraltet, doppelt vorhanden oder für die Beschaffung schlicht unsichtbar ist.

Nach einem Rebranding potenziert sich das Problem. Es gibt keinen automatischen Mechanismus, der erkennt, welche Standorte noch das alte Logo im Regal haben, welche Mitarbeitenden die veraltete Stickjacke tragen oder welche Messebanner für die nächste Veranstaltung vorgesehen sind. Kunden werden von Mitarbeitenden in alten Uniformen empfangen, während das neue Design verpackt in einem Zentrallager steht. Eine manuelle Abstimmung über 10, 50 oder 200 Standorte hinweg ist kein Prozess — sie ist eine wiederkehrende Krise.

Die Bestellseite verschärft das Problem. Ohne standortbezogene Übersicht bestellt die Einkaufsabteilung entweder zentral auf Vorrat oder delegiert an Niederlassungsleiter, die keinen Einblick in die Bestände der Nachbarstandorte haben. Doppelbestellungen häufen sich. Kritische Größen werden nicht geordert. Retouren verursachen Logistikkosten on top.

Das sind keine Nischenprobleme. 46 % der Beschaffungsverantwortlichen für Markenmaterial nennen langsame manuelle Prozesse als ihren primären Schmerzpunkt. Die Ursache ist jedes Mal dieselbe: Werbemittel-Prozesse laufen über E-Mail-Threads, gemeinsame Tabellen und Erfahrungswissen — keines davon übersteht ein Rebranding, einen Personalwechsel oder einen dritten neuen Standort unbeschadet.

Anwendungsfälle

Drei reale Größenordnungen

Anwendungsfall 01

Einzelhandelskette mit 80 Filialen

Eine nationale Einzelhandelskette muss sicherstellen, dass jede Filiale Mindestbestände an gebrandeten Tragetaschen, saisonalem POS-Material und Mitarbeiteruniformen hält. Die Beschaffung konsolidiert Bestellungen derzeit quartalsweise per E-Mail von 80 Filialleiterinnen und -leitern. Zwischen den Bestellungen gibt es keine Übersicht, was jede Filiale tatsächlich vorrätig hat — Engpässe werden erst gemeldet, wenn der Bestand erschöpft ist.

Mit iVentory

iVentory gibt jeder Filiale eine eigene Bestandsansicht. Die Einkaufsabteilung sieht ein konsolidiertes Dashboard über alle 80 Standorte. Fällt eine Filiale unter den konfigurierten Schwellenwert, geht ein Nachbestell-Signal direkt an den Lieferanten — ein Klick aus der Beschaffung, ohne E-Mail-Kette. Die quartalsweise Konsolidierung wird zur Monitoring-Aufgabe, nicht zur Feuerlöschübung.

Anwendungsfall 02

Logistikunternehmen mit wechselndem Frontline-Personal

Ein Logistikdienstleister mit 1.200 Mitarbeitenden an regionalen Standorten gibt pro Person Arbeitskleidung mit Markenstickerei aus — Jacken, Warnwesten, Poloshirts — mit Größenerfassung im HR-System. Derzeit sind HR-System und Bestellprozess nicht verknüpft: Falsche Größen werden geordert, Ausgaben erfolgen ohne Nachweis, und bei einem Designwechsel ist nicht nachvollziehbar, welche Mitarbeitenden noch Artikel der alten Version besitzen.

Mit iVentory

Das Issuance-Modul von iVentory erfasst jede Ausgabe mit Name, Standort, Größe und Datum. Wenn ein Rebranding einen Rückruf erfordert, identifiziert das System jede betroffene Person — namentlich, nach Standort und Artikel — und initiiert die Rückholung automatisch. Größendaten fließen über das HR-Sync-Paket aus dem HR-System in iVentory, Fehlbestellungen werden an der Quelle verhindert.

Anwendungsfall 03

Franchisesystem mit Betreiber-Branding

Ein Franchisesystem betreibt 140 Standorte. Jeder Franchisebetreiber benötigt Beschilderung, Drucksachen und Messematerial mit dem individuellen Filialnamen. Derzeit erfordert jede Bestellung eine manuelle Abstimmung mit dem Lieferanten über den Filialennamen — mit der Folge von Fehlern, Verzögerungen und inkonsistenter Umsetzung der Markenrichtlinien.

Mit iVentory

Die Betreiber-Branding-Konfiguration in iVentory speichert den Filialennamen jedes Franchisenehmers einmalig. Jede nachfolgende Bestellung übernimmt ihn automatisch — der Betreiber erhält korrekt gebrandetes Material ohne manuellen Eingriff je Bestellung. Franchise-Brand-Manager können jederzeit prüfen, welche Standorte aktuelle Beschilderung besitzen und welche eine Erneuerung benötigen.

Revisionssicher

Compliance, die vor dem Prüftermin greift

Werbemittelbeschaffung liegt an der Schnittstelle von Finanzaufzeichnungen, Lieferkettentransparenz und betrieblicher Governance. iVentory baut den Prüfpfad in den operativen Ablauf ein — damit Ihre Nachweise vollständig sind, bevor eine Frist näher rückt, nicht erst unter Druck zusammengestellt.

GoBD

Jede Bestellung, jede Statusänderung, jeder Rückruf wird zeitgestempelt und manipulationssicher protokolliert. Ihr Prüfer erhält einen strukturierten PDF-Export — kein nachträglich zusammengestelltes Tabellenblatt.

NIS2

Zugriffskontrollen, Incident-Logging und Lieferanten-Sicherheitsbewertung sind im Portal integriert. Ihr IT-Team muss Compliance nicht sechs Wochen vor dem nächsten Prüfzyklus nachrüsten.

CSRD / Scope 3

Ihr Nachhaltigkeitsbericht umfasst automatisch die Werbemittel- und Markenmaterialposition. Keine manuelle Datenzusammenführung von fünf Lieferanten, keine Schätzungslücken in Ihrer Scope-3-Meldung.

EAA / WCAG 2.1 AA

Das Portal, das Ihre Mitarbeitenden und Filialen nutzen, erfüllt die Anforderungen des European Accessibility Act von Anfang an — nicht nach einem Nachrüstprojekt, das Ihrer IT-Abteilung nachträglich übertragen wird.

Optionale Erweiterungen

Premium-Pakete für Industriekunden

Sieben optionale Premium-Pakete erweitern iVentory für Kunden mit anspruchsvolleren Anforderungen an Governance, Integration oder Reporting. Diese Pakete werden von Ihrem Anbieter auf Ihrem Account aktiviert — für die Nutzung des Basisportals sind sie nicht erforderlich. Sprechen Sie Ihren Anbieter auf die für Ihre Anforderungen passenden Pakete an. Die vollständige Liste mit Preisen finden Sie auf der Preisseite.

Governance — Budgetkontrollen und GenehmigungsworkflowsInsight — Kostenstellen- und StandortberichteHR-Sync — Größendaten aus Ihrem HR-System
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FAQ

Fragen aus dem Einkauf

  • Wir nutzen bereits Bynder, Promidata oder unser ERP für die Materialverwaltung. Ersetzt iVentory diese Systeme?

    Nein. iVentory ist eine Betriebsebene für den physischen Bestand nach dem Wareneingang — kein Ersatz für Produktdaten-Feeds, DAM-Tools oder ERP-Systeme. Es arbeitet parallel dazu. Falls Ihr Unternehmen ein ERP einsetzt, verbindet das Integration-Paket iVentory per API damit, sodass Bestände und Bestelldaten ohne manuelle Übertragung fließen.

  • Wie wird sichergestellt, dass unsere Daten von anderen Unternehmen auf derselben Plattform getrennt sind?

    Jeder Industriekunde operiert in einer eigenständigen Mandantenumgebung. Ihre Beschaffungsnachweise, Filialbestände und Mitarbeiterausgaben sind für kein anderes Unternehmen sichtbar oder zugänglich — auch nicht für andere Kunden Ihres Anbieters. Jeder Mandant verfügt über eine eigene Domain und eigenständige Zugriffskontrollen.

  • Können unsere Filial-Mitarbeitenden Verluste oder Schäden melden, ohne sich in ein Portal einzuloggen?

    Ja. Jeder erfasste Artikel trägt einen QR-Code, der mit seinem digitalen Datensatz verknüpft ist. Ein Filial-Mitarbeiter scannt den Code mit einem Smartphone — ohne Login — und meldet den Artikelstatus direkt. Der Datensatz wird in Echtzeit aktualisiert und ist sofort in der Beschaffung sichtbar. Ein Portal-Login ist nur für administrative Aktionen erforderlich.

  • Wie funktionieren Zugriffsüberprüfungen und Prüfpfade?

    iVentory führt ein manipulationssicheres Protokoll aller Systemaktionen: wer was bestellt hat, wann ein Status geändert wurde, wer eine Nachbestellung freigegeben hat, wann ein Rückruf eingeleitet wurde. Zugriffsüberprüfungen werden über das Governance-Paket unterstützt, das rollenbasierte Genehmigungsworkflows und periodische Zugriffszertifizierungen hinzufügt. GoBD-Konformität bedeutet: Das Protokoll ist in einem von deutschen Finanzbehörden akzeptierten Format exportierbar.

  • Können wir Berichte nach Kostenstelle oder Abteilung aufschlüsseln?

    Kostenstellen- und abteilungsbezogene Berichte sind über das Insight-Premium-Paket verfügbar. Es liefert Ausgabenaufschlüsselungen nach Standort, Kostenstelle und Artikelkategorie — einschließlich Trendansichten über konfigurierbare Zeiträume. Wenn Ihre Kostenstellenstruktur bereits im ERP gepflegt ist, kann das Integration-Paket die Zuordnung automatisch übernehmen.

  • Unsere Materialverwaltung läuft heute in Excel. Wie sieht der Weg zu iVentory aus?

    Ihr Werbemittel-Anbieter übernimmt das initiale Setup einschließlich eines Erstdatenimports aus Ihren bestehenden Unterlagen. Das Onboarding für einen mittelgroßen Account dauert typischerweise zwei bis vier Wochen: Datenmapping, Filialkonfiguration und Zugangsprovisionierung für Ihre Mitarbeitenden. Technisches Setup liegt komplett beim Anbieter — das Portal wird Ihrem Team betriebsbereit übergeben.

Bereit zu sehen, was Ihre Standorte wirklich auf Lager haben?

Fragen Sie Ihren Werbemittel-Anbieter oder Markenmaterial-Dienstleister, ob er iVentory anbietet. Eine Live-Demo Ihres Accounts lässt sich in weniger als einer Woche einrichten.

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